La importancia de establecer un Aviso de Privacidad para tu empresa.
Muchas empresas en sus términos y condiciones establecen la forma en que se recopilan los datos personales de sus posibles clientes, así como el uso que le darán a esa información, como será protegida por la empresa y en otros lineamientos como causas de exclusión de responsabilidad para la empresa.
Aunque muchas otras empresas, y por empresas nos referiremos a negocios pequeños, medianos, grandes, incluso el estacionamiento que pagas o cualquier otra forma que se pague por un producto o servicio, no consideran importante ni necesario establecer un aviso de privacidad.
Te explico porque es importante establecer un aviso de privacidad si ofreces un producto o prestas un servicio.
¿Qué es el aviso de Privacidad?
El Aviso de privacidad está fundado en la Ley Federal de Protección de Datos Personales en posesión de particulares, en la cual se estipula que son sujetos de cumplimiento de esa ley:
Los particulares sean personas físicas o morales de carácter privado que lleven a cabo el tratamiento de datos personales, con excepción de:
1) Las sociedades de información crediticia en los supuestos de la Ley para Regular las Sociedades de Información Crediticia y demás disposiciones aplicables, y
2) Las personas que lleven a cabo la recolección y almacenamiento de datos personales, que sea para uso exclusivamente personal, y sin fines de divulgación o utilización comercial.
Esta misma ley establece lo que es un Aviso de Privacidad y sus requisitos, en su artículo 3 fracción I define el aviso de privacidad como:
Aviso de Privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que es puesto a disposición del titular, previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con el artículo 15 de la presente Ley.
Y a su vez el artículo 15 establece que: "El responsable tendrá la obligación de informar a los titulares de los datos, la información que se recaba de ellos y con qué fines, a través del aviso de privacidad".
¿Qué hay que saber antes de dar consentimiento para otorgar nuestros datos personales?
Es decir que antes de recabar datos personales el que va a proporcionar su información personal debe dar su consentimiento, ese consentimiento debe ser expreso y resultado de haber informado ¿Para qué? ¿Qué? ¿Cómo? se van a recopilar esos datos y que uso se le darán, lo más importante, que el modo de obtenerlos siempre será legal y transparente.
En caso de no ser así el titular de esos datos podrá llevar a cabo un procedimiento para solicitar su remoción ya sea al haberse negado o que la forma en que fueron recopilados no hayan sido por medio idóneos.
¿Cuáles son los requisitos?
Para establecer el Aviso de Privacidad es necesario que se cumplan ciertos requisitos, entre ellos:
La identidad y domicilio del responsable que los recaba; Las finalidades del tratamiento de datos;
Las opciones y medios que el responsable ofrezca a los titulares para limitar el uso o divulgación de los datos;
Los medios para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición, de conformidad con lo dispuesto en esta Ley;
En su caso, las transferencias de datos que se efectúen, y
El procedimiento y medio por el cual el responsable comunicará a los titulares de cambios al aviso de privacidad, de conformidad con lo previsto en esta Ley.
Ya sea en formato físico o digital el aviso de privacidad debe estar disponible para consulta de la parte interesada, y de forma inmediata. Es decir que pueda ser consultado directamente al momento que se requiera revisar cuales son las condiciones y la seguridad de que nuestros datos estarán resguardados y protegidos.
¿Porqué es importante establecer un aviso de privacidad?
Un aviso de privacidad principalmente protege al particular frente a la persona física o moral, pero también a la empresa que es un ente sujeto a responsabilidad civil y penal en ciertos casos, para el caso de la protección de datos personales, su uso y manejo la propia ley señala las penas, esto sin contar que pudieran acreditarse otras y ser acumulativas debido a esa negligencia u omisión, sobre todo si el aviso de privacidad es bastante ambiguo, oscuro o inexacto.
La mejor forma de establecer una buena relación con los clientes o posibles clientes, sobre todo de aquellos negocios que manejan base de datos o recopilen datos personales por diversas causas.
Cuantos de nosotros no hemos ingresado a alguna página de internet de algún negocio, para averiguar la identidad de esa empresa o hacer algunas sugerencias, y resulta que nos piden ciertos datos, como correo, teléfono, nombre completo entre otros, estos datos se consideran datos personales por lo que es responsabilidad de la empresa primero que nada establecer las condiciones por las cuales se van a recabar esos datos, ¿para qué? y ¿Qué uso se les dará? así como nosotros como titulares de esos datos nos corresponde saberlo ya que es un derechos y por otro lado revisar el aviso de privacidad para corroborarlo o negarse a proporcionarlos.
¿Y qué medios de defensa existen contra el uso de tus datos personales?
Para la defensa de lo particulares existen formas que pueden combatir arbitrariedades ya sea porque no quieren que sus datos aparezcan, negarse a entregar esos datos u otras razones, a lo cual se le denomina ARCO por sus siglas: 1) Acceso, 2) Rectificación, 3) Cancelación, 4) Oposición.
Es por eso que como empresa es fundamental que se establezca un aviso de privacidad para evitar multas a la empresa y garantizar la claridad y transparencia de datos personales.
Así como Jurídico Frías International Law Firm estableció su aviso de privacidad para garantizar que cada persona sea libre de suscribirse, solicitar cotizaciones o asesoría, y entienda el uso que haremos de sus datos solo como datos estadísticos y nunca para divulgarlos o venderlos.
Pues aún así con esas protecciones legales vamos más allá respaldamos el uso de datos personales con la California Consumer Privacy Act (CCPA) para mayor tranquilidad y seguridad.
Es por eso que si quieres estar en el negocio y que no te agarren desprevenido y evitar multas o demandas innecesarias, sin saber que es un aviso de privacidad y porqué es necesario tenerlo visible y disponible en tu página web, te recomendamos que nos llames y revisaremos o solicita tu cotización para elaborar uno más adecuado para tu negocio.
Recuerda que en internet abundan muchos formatos gratuitos, pero ninguno garantiza que sea el adecuado o se adapte específicamente para tu negocio, es por eso que debes solicitar siempre la asesoría de un experto en derecho corporativo para que te ofrezca la mejor solución y la opción más adecuada.